Adjointe administrative

Rôle : 

Sous la supervision du Directeur général, le rôle principal de l’Adjointe administrative consiste à alléger le travail du personnel cadre et administratif. Elle participe à la coordination des activités et dossiers de la direction générale. Cette personne s’acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariats reliés au bon fonctionnement du bureau de la COGIWEB

Responsabilités / attributions : 

• Être à l’affût, en tout temps, des dossiers et des priorités de son supérieur immédiat afin d’être proactive quant au soutien possible à lui apporter
• Tenir à jour l’agenda de la direction, organiser les rendez-vous
• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques
• Préparer des présentations ou tous autres rapports avec Word, Excel ou PowerPoint
• Rédiger, corriger et procéder à l’envoi de communications diverses;
• Transcription des comptes rendus de réunions et distribution,
• Accueillir et diriger les visiteurs
• Contribuer à la gestion des  ressources humaines avec les activités suivantes :
• Distribuer et faire compléter les différents documents et formulaires aux employés,
• Maintenir les dossiers des employés;
• Faire le suivi des feuilles de présence
• Tenir à jour les statistiques (ex : heures par département)
• Offre un soutien administratif à toute l’équipe
• Conseiller et corriger les travaux du personnel sur le vocabulaire, l’orthographe et la grammaire française avant la transmission de documents à notre clientèle
• Assurer l’approvisionnement des articles de bureau,
• Faire le suivi avec le gestionnaire d’immeuble pour tous services ou problèmes,
• Traiter le courrier postal et électronique;  ouverture, distribution et accusé réception,
• Responsable de l’archivage et du classement des dossiers, tant informatiques que physiques
• Préparer de façon proactive le matériel pour les réunions et diverses activités prévues;
• Voir à l’organisation physique des réunions, formations et activités d’implantation de nos systèmes (réservation de salle, confirmation aux participants, matériel, restaurant etc.), et effectuer les réservations (hôtel, déplacement, etc.).
• Maintient à jour la base de données des clients et fournisseurs
• Participer à la préparation de l’assemblée générale annuelle
• Assister la personne responsable de la comptabilité lorsque requis:
• Facturation des clients
• Encaissements
• Préparer les bordereaux de dépôt.
• Effectuer les dépôts
• Effectuer toute autre tâche connexe que peut lui confier son supérieur immédiat.